2. Versammlungen interessant gestalten
Vereinsversammlungen können ganz unterschiedlich verlaufen. Da sind sowohl Informationsaustausch und rege Diskussion möglich als auch vielfach eine ermüdende Abfolge langer Reden und Berichte. Ausschlaggebend ist die optimale Vorbereitung. Unterlagen müssen bereitliegen, der Zeitablauf muss festgelegt sein.
Die Wahl des Versammlungsortes kann den Verlauf wesentlich beeinflussen. Sitzt ein Häufchen Getreuer in einem großen Saal, deprimiert das. Ein zu kleiner Raum bringt Sitzplatzprobleme mit sich, zudem kann die Luft bald zum Schneiden dick sein. Wenn die Lüftung so laut summt, dass Wortmeldungen untergehen, trägt das nicht zum guten Klima bei.
2.1 Pflichtpunkte
Zahlreiche Tagesordnungspunkte einer Jahreshauptversammlung sind verpflichtend vorgeschrieben. Sie finden sich im Wesentlichen in den Vereinsstatuten. Zusätzlich sind noch Stimmzähler zu bestimmen, wenn bei Neuwahlen schriftlich abgestimmt werden soll.
2.2 Begrüßung
Eine kurze, humorvolle Begrüßung bietet einen guten Einstieg. Ein Vereinspräsent (Block und Schreibzeug mit Vereinsaufdruck?), ein Begrüßungsapfel o. ä. erfreut die BesucherInnen sicher.
Auch wenn die Tagesordnung bereits in der Einladung enthalten ist, bewährt sich eine kurze Erläuterung des geplanten Ablaufs. Dabei auch angeben, wie lange die Versammlung etwa dauert.
Sind Anträge zu behandeln, die von Vereinsmitgliedern eingebracht werden, so ist im Vorfeld unbedingt anzugeben, bis wann sie beim Vorstand einlangen müssen, um noch behandelt zu werden. Unter „Allfälliges“ sollen grundsätzlich keine Beschlüsse gefasst werden.
2.3 Berichte
Neben dem Protokoll der letztjährigen Versammlung können den Mitgliedern mit der Einladung auch die Jahresberichte zugesandt bzw. für alle BesucherInnen aufgelegt werden. Das macht möglich, dass sich Berichterstatter während der Versammlung auf besonders wichtige Punkte konzentrieren. Wo der Vereinsvorstand und verschiedene Sparten (z.B. im Sportverein) Berichte vorlegen, kann das sonst lang und langweilig werden.
Von Vorteil ist der Einsatz von Hilfsmitteln wie Dias oder Beamer-Präsentationen. Wo das Vereinsleben vom Fotografen dokumentiert wird, unterstreichen Bilder das gesprochene Wort. Ebenso können die Entwicklung der Mitgliederzahlen, markante Ereignisse und Beschlüsse usw. per Grafiken und Diagrammen wesentlich eindrucksvoller vermittelt werden.
Achtung: Nicht den gesamten Text des Berichtes auf Folie schreiben. Das ermüdet und gibt wenig Sinn. Auf eine Leinwand projizierter Text darf nicht zu klein sein. Lesbare Größe wählen.
Der Einsatz von Grafiken und Diagrammen bewährt sich auch für den Kassabericht.
Er soll knappgehalten sein und keinesfalls sämtliche Belege bzw. Kontobewegungen umfassen (Mindestanforderungen Kassabericht siehe link).
2.4 Ziele formulieren
Vereinsmitglieder wollen zur Jahreshauptversammlung nicht nur zurückblicken. Wesentliche Vorhaben gehören vorgestellt, vielleicht erhält der Verein ein Leitbild. Das kann in Arbeitsgruppen vorbereitet werden, die letzte Entscheidung hat aber die Jahreshauptversammlung. Solche Vorhaben müssen nicht unbedingt vom Vorstand vorgestellt werden. Es gibt der Versammlung Farbe, wenn das mit dieser Aufgabe betraute Vereinsmitglied dabei zu Wort kommt.
2.5 Zeit zum Gespräch
Gerade bei solchen Tagesordnungspunkten sollte der Obmann/die Obfrau Raum für Anfragen, für ein Gespräch bieten. Werden TeilnehmerInnen zwei Stunden lang „niedergeredet“, wird sich zum Schluss nur schwer eine Diskussion entwickeln.
Anregung: Bei Diskussionen bewährt sich, wenn auf einem großen Papierblock (Flipchart) Stichworte mitgeschrieben werden. Die Diskussionsteilnehmer fühlen sich ernst genommen, zudem erleichtert diese Vorgangsweise die Erstellung des Protokolls. Bei großen Diskussionsrunden vergeben sie „Nummernkärtchen“, so behalten sie leichter den Überblick über die Reihenfolge der Wortmeldungen.
2.6 Rahmenprogramm
Eine Jahreshauptversammlung soll die versammelten Mitglieder nicht ermüden, sondern im Gegenteil zu weiteren Aktivitäten ermutigen. Dazu kann ein Rahmenprogramm beitragen. Folgende Vorschläge zur Auswahl:
l Fotoausstellung
l Videofilme (nicht zu lang!)
l Musik
l Tanzgruppe
l Turnvorführung
l Expertendiskussion
l Verlosung, Quiz
2.7 Gastreferenten
Ein interessantes Referat zu einem aktuellen Thema kann ein Höhepunkt einer Jahreshauptversammlung sein. Rechtzeitiger Kontakt zu Referenten erspart Enttäuschungen. Abklären, welche Infrastruktur für das Referat (Notebook, Beamer, Mikrophon etc.) erforderlich ist!
Selbstverständlich sollte auch die Dauer des Referats besprochen werden. Wenn der Referent/die Referentin erst nach 22 Uhr zu Wort kommt, dürfte die Aufmerksamkeit der Versammlung deutlich nachgelassen haben.
2.8 Ehrungen
Jahreshauptversammlungen sind Anlass, verdiente Vereinsmitglieder in den Vordergrund zu stellen. Dabei gilt wie bei Berichten oder Referaten: Einige Bilder vom nimmermüden Einsatz der zu Ehrenden sowie wenige launige Worte bringen mehr als langatmige Lebensläufe. Vielleicht gibt es anstelle üblicher Geschenkkörbe und Urkunden auch einmal ein anderes Präsent?
Die Jahreshauptversammlung könnte auch Anlass dafür sein, neue Mitglieder im Verein zu begrüßen – geben sie den neuen Mitgliedern die Möglichkeit sich kurz vorzustellen, ihre Motivation darzulegen, warum sie gerade ihrem Verein beigetreten sind, wo und wie sie sich einbringen möchten und was ihre Erwartungshaltungen sind. Das ist einer der einfachsten Wege, wie neue und alte Mitglieder einander kennenlernen können!
2.9 Arbeitssitzungen
„Es war interessant, aber eigentlich weiß ich nicht genau, wie es jetzt weitergeht.“ Wer nach einer Arbeitssitzung zu dieser Meinung gelangt, nimmt vermutlich das nächste Mal nicht mehr teil. Auch für Arbeitssitzungen, Ausschüsse usw. ist gute Vorbereitung unerlässlich. Worüber wird berichtet, was soll besprochen werden, welche Ergebnisse sind nötig, wie werden die Aufgaben verteilt – solche Punkte gehören unbedingt auf die Tagesordnung. Gleich zu Beginn abzufragen, ob ein zusätzliches Thema aufgenommen werden soll.
Bei sämtlichen Diskussionen dieser Art bewährt sich der Einsatz einer Flipchart. Laufende sichtbare Mitschrift erleichtert die Diskussion, es kann problemlos zurückgeblättert werden. Das verhindert auch endlose Wiederholungen der immer gleichen Argumente und ermöglicht die sofortige gemeinsame Beurteilung von Vorschlägen. Auf den Papierbögen wird auch festgehalten, wer welche Aufgabe bis wann erledigt. Zugleich ist so das Protokoll bereits beinah fertiggestellt.
2.10 Erwartungen abfragen
Steht ein völlig neues Vorhaben zur Diskussion, so ist eine Eingangsrunde sinnvoll, in der sämtliche TeilnehmerInnen aussagen, was sie sich erwarten. Diese Aussagen werden notiert. Zum Schluss lässt sich so leicht feststellen, ob die Erwartungen erfüllt werden konnten.
Wer ein Vorhaben vorstellt, sollte die erforderlichen Unterlagen entweder vorher an die Teilnehmer versenden oder zumindest während der Sitzung umfassend Auskunft geben können. Ebenso sind andere Beteiligte aufzufordern, ihre Unterlagen so aufzubereiten, dass alle Einblick erhalten.
In einer Schlussrunde kann abgefragt werden, wie die TeilnehmerInnen den Sitzungsverlauf beurteilen, was ihnen gut und weniger gut gefallen hat. Das hilft dem Sitzungsleiter, seine Vorgangsweise bei Bedarf zu korrigieren, das zeigt aber auch, ob noch Fragen offen sind.
Versammlungen
l Gute Vorbereitung ist ausschlaggebend für den Ablauf jeder Versammlung
l Technische Fragen rechtzeitig abklären.
l Bewirtung kann den Ablauf stören. Getränke und Gläser auf den Tischen aufstellen oder Bewirtung in der Pause.
l Begrüßung nicht zu lang.
l Ablauf der Sitzung zum Beginn kurz erläutern.
l Berichte nicht zu umfangreich. Unterstützung durch Beamer-Präsentation o.ä. lockern auf. Berichte vielleicht schriftlich auflegen.
l Ziele formulieren. Jahreshauptversammlung dient nicht nur zum Rückblick. Auch über die Zukunft sprechen und erforderliche Beschlüsse fassen.
l Diskussion ermöglichen, besonders, wenn es um Vorhaben der Zukunft geht. Sichtbare Mitschrift (Flipchart) unterstützt die Diskussion.
l Rahmenprogramm genau überlegen. Nicht zu lang.
l Bei Arbeitssitzungen zum Einstieg Erwartungen der TeilnehmerInnen abfragen und in der Schlussrunde den Sitzungsverlauf beurteilen lassen.