5. Vereinsgebarung (§ 20 VerG)
5.1 Allgemeines
Das Leitungsorgan ist verpflichtet, in der Mitgliederversammlung bzw. Generalversammlung die Mitglieder über die Tätigkeit und die finanzielle Gebarung des Vereines zu informieren (§ 20 ff VerG). In der praktischen Gebarung sind zwingend folgende Maßnahmen notwendig:
l Das VerG 2002 sieht vor, dass eine grundsätzliche Informationspflicht des Leitungsorgans nicht nur gegenüber der Mitgliederversammlung, sondern darüber hinaus auch auf Grund des begründeten Verlangens von einem Zehntel der Mitglieder binnen einer Frist von vier Wochen zu erfolgen hat.
l Die finanzielle Gebarung ist vom Leitungsorgan transparent und nachvollziehbar zu gestalten und über die entsprechenden Aufzeichnungen binnen 5 Monate ab Beendigung des Rechnungsjahres eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung inklusive Vermögensübersicht zu erstellen (§ 21 VerG).
l Diese Aufstellung ist Prüfungsgrundlage für die bestellten Rechnungsprüfer und diese haben binnen einer Frist von 4 Monaten den Organen des Vereines zu berichten. Auch auf ungewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben, vor allem auf Insichgeschäfte (§ 6 Abs. 4 VerG), ist besonders einzugehen.
l Festgestellte Mängel, begründet in einem beharrlichen und schwerwiegenden Fehlverhalten des Leitungsorgans, sind von den Rechnungsprüfern aufzuzeigen und sie haben gegebenenfalls eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen. Abschlussprüfer – siehe unten – haben bei gravierenden Mängeln sofort der Vereinsbehörde Mitteilung zu machen.
5.2 Die Rechnungslegung
muss hinreichend über die Finanzlage des Vereines Auskunft geben können. Dafür hat das Leitungsorgan Sorge zu tragen (§ 21 Abs. 1 VerG).
Das rege Vereinslebens in Österreich und der Umstand, dass oft erhebliche Mittel aufgebracht und verwendet werden, hat den Gesetzgeber veranlasst, auch zur Absicherung der Organe eine qualifizierte Rechnungslegung bei Überschreiten bestimmter Wertgrenzen zu nominieren.
Überschreiten die Umsatzerlöse eines Vereines durch zwei Jahre hindurch EUR 700.000,00, so ist ab dem darauffolgenden Jahr an Stelle der Einnahmen- und Ausgabenrechnung eine Bilanz samt Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen (doppelte Buchhaltung). Überschreiten die Umsatzerlöse jedoch EUR 1 Mio, dann ist schon ab dem folgenden Geschäftsjahr eine Bilanz samt Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Die Verpflichtung zur Rechnungslegung gem. UGB erlischt jedoch wiederum ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn die Wertgrenze zwei Jahre hindurch nicht überschritten werden.
Übersteigen
l die Einnahmen oder Ausgaben EUR 3 Mio. oder
l die Spendeneinnahmen EUR 1 Mio.,
so ist ein erweiterter Jahresabschluss (mit Anhang) aufzustellen und ein Abschlussprüfer zu bestellen
5.3 Die Überprüfung der Vereinsgebarung
hat durch mindestens zwei unabhängige Rechnungsprüfer zu erfolgen.
l Die Rechnungs- und Abschlussprüfer (siehe unten) dürfen nur der Mitgliederversammlung angehören und werden von dieser auch bestellt. Konnten noch keine Rechnungsprüfer mangels einer ersten oder weiteren Mitgliederversammlung bestellt werden, so hat das Aufsichtsorgan, sofern eines bestellt wurde, oder jedoch das Leitungsorgan diese Aufgabe wahrzunehmen.
l Wenn die Wertgrenze von EUR 3 Mio. aufgrund der Einnahmen oder Ausgaben oder EUR 1 Mio. Spendeneinnahmen durch 2 Jahre hindurch überschritten wird, dann sind zur Prüfung des Jahresabschlusses nur beeidete Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beeidete Buchprüfer sowie Revisoren im Sinne des § 13 Genossenschaftsrevisorengesetz 1997, BGBl Nr. 127/1997 – als Abschlussprüfer – befugt.
Zur Feststellung des Jahresabschlusses sind das Leitungsorgan und das Aufsichtsorgan, wenn sie statutarisch bestellt sind, gemeinsam verpflichtet. Der Abschlussprüfer hat der Vereinsbehörde Mitteilung zu machen, wenn der Verein seine Verpflichtung nicht erfüllen kann.
5.4 Schlichtungsstelle
Die Einrichtung einer Schlichtungsstelle ist in den Statuten zwingend zu verankern und unter Bedachtnahme auf die Unbefangenheit der Mitglieder, Wahrung des rechtlichen Gehörs mit nachfolgender Zuständigkeit der ordentlichen Gerichte vorzusehen. Die Schlichtungseinrichtung ist zur Dokumentation verpflichtet, es kommt ihr jedoch keine Entscheidungsgewalt zu. Sie ist lediglich im Sinne der Streitschlichtung zur Erarbeitung eines Einigungsvorschlages berechtigt, der über Aufforderung eines Beteiligten auch eine schriftliche Begründung zu enthalten hat (§ 8 Abs. 1 und 2 VerG). Der ordentliche Rechtsweg ist jedoch erst nach fruchtlosem Verstreichen einer 6-monatigen Behandlungsfrist zulässig.
5.5 Schiedsgericht
Um prozessuale Auseinandersetzungen vor den Gerichten zu vermeiden, kann auch als nachfolgende Instanz der Schlichtungseinrichtung ein Schiedsgericht in Anknüpfung an die Erfordernisse der §§ 577 ff ZPO in den Statuten vereinbart werden. Es obliegt somit den Gründern oder in weiterer Folge der Mitgliederversammlung bzw. der Delegiertenversammlung, eine genaue Regelung des Schiedsgerichtes vorzunehmen oder jedoch unter Verweis auf § 580 ff ZPO lediglich zu bestimmen, dass jede Partei einen Schiedsrichter zu bestellen und diese einen Obmann zu wählen habe.
5.6 Befugnisse der Organe
Die Vereinsorgane sind nur im Rahmen der erteilten Befugnisse berechtigt zu handeln. Dritten gegenüber ist die Vertretungsbefugnis jedoch unbeschränkt und auch unbeschränkbar. Ein Verstoß bewirkt somit eine Organhaftung gegenüber dem Verein. Auch bei statutarisch geregelter Gesamtvertretung ist ein Organwalter allein zur passiven Vertretung des Vereines befugt. Bei Abschluss von Geschäften zwischen Funktionären und dem Verein (Insichgeschäfte) bedarf es der Zustimmung eines weiteren zur Vertretung des Vereines befugten Organwalters oder jedoch eines Rechnungsprüfers.