5. Sponsoring
5.1 Überlegen Sie sich als Verein:
l Welche Zielgruppe sprechen wir als Verein an: (Kinder, Jugend, Erwachsene, Senioren, ...)?
l Welchen Bereich sprechen wir als Verein an: (Gesundheit, Sicherheit, ...)?
l Welche Aktivitäten setzen wir als Verein, die publikumswirksam sind (Zeitschriften, Info-Blätter, Veranstaltungen, Social-Media-Auftritt, ...)?
l Welches Image tragen wir als Verein nach außen (konservative oder liberale Werte, Dynamik oder Stetigkeit, ...)?
l Welche Produkte kaufen Sie als Verein immer wieder ein?
5.2 Privates Unternehmen
l Welche Unternehmen sprechen mit Ihren Produkten jene Zielgruppen an, die auch wir als Verein ansprechen
l Welche Unternehmen sprechen mit Ihrer Unternehmensphilosophie jene Zielgruppen an, die auch wir als Verein ansprechen
5.3 Welche Leistungen können wir als Verein anbieten
l Werbeträger wie z.B. Einladungen, Informationsblätter, Zeitungen, Homepage usw.
l Vereins-, Arbeitskleidung, Autos, Werkzeug usw.
l Welche Botschaften können wir als Verein immer wieder transportieren?
l Welche Produkte werden über unsere Vereinsaktivitäten in Umlauf gebracht, direkt oder indirekt?
5.4 Generalsponsor oder mehrere Sponsoren
Überlegen Sie sich als Verein, ob es für Sie wertvoller ist mit einem Generalsponsor als Partner zu arbeiten oder mit mehreren Sponsoren. Können Sie eine längerfristige (mehrjährige) Partnerschaft aufbauen oder eine kurzfristige zu verschiedenen Anlässen?
5.5 Schriftliches Konzept
Arbeiten Sie ein schriftliches Konzept aus und präsentieren Sie dieses Ihren möglichen Sponsorpartnern.
5.6 Betreuung zuordnen
Dass einem großzügigen Sponsor gedankt wird, ist selbstverständlich. Wer will, dass ein Beitrag auch im nächsten Jahr wieder zur Verfügung gestellt wird, wird sich mehr einfallen lassen als ein Dankschreiben. Laufende Betreuung wichtiger Sponsoren ist eine wichtige Aufgabe innerhalb des Vereins. Es hat Sinn, ein geeignetes Vereinsmitglied mit dieser Aufgabe zu betrauen.
5.7 Einladungen
Sponsoren gehören in die Adresskartei aufgenommen und bei Einladungen zu wichtigen Terminen (Feste, Jahreshauptversammlungen, größere Ereignisse) berücksichtigt. Auch wenn der Firmenchef bzw. die zuständige Person im Unternehmen nie Zeit haben sollte – die Einladungen zeigen, dass der Kontakt nicht mit der Überweisung des Sponsorbetrages beendet ist.
Wird dem Sponsor im Rahmen der Jahreshauptversammlung für seinen Beitrag gedankt, kann das Protokoll der Versammlung zugesandt werden.
5.8 Zusammenfassung erstellen
Ein Sponsor ist daran interessiert, über sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit der Unterstützung informiert zu werden. Eine Zusammenfassung zum Jahresende/Saisonende, in der Erwähnung in Medien ebenso aufgeführt sind wie z.B. Firmeneindrucke auf Plakaten oder Flugblättern usw., kann die Verbindung stärken.
5.9 Bestellungen, Veranstaltungen
Wenn ein Gastwirt eine größere Summe zur Verfügung stellt, wird er bei Versammlungen etc. berücksichtigt. Ist es der örtliche Tischler, so geht die Bestellung für den Schrank im Vereinsheim an ihn usw. Je nach Unternehmen kann auch eine Beteiligung an Publikumsveranstaltungen überlegt werden. Die örtliche Bank kann vielleicht ihren Jugendclub vorstellen, der Elektrohändler das neue Großbild-Fernsehgerät für die Videoübertragung ins Festzelt aufstellen.
5.10 Intensive Kontakte
Intensivere Kontakte sind mit entsprechend großen Unternehmen möglich. Da kann einmal eine Betriebsbesichtigung für Vereinsmitglieder organisiert werden, zur Weihnachtsfeier ergeht eine Einladung an die Firmenpensionisten. Ebenso kann für Firmenanlässe (Jubiläen, Hausmessen etc.) die Unterstützung der Vereinsmitglieder angeboten werden.
Bei all diesen Vorschlägen ist eine Absprache mit der Firmenleitung Voraussetzung. Der Verein soll nicht lästig werden und sich aufdrängen, sondern auf echte Zusammenarbeit setzen.
Sponsorenbetreuung
l Ein Vereinsmitglied ist für die Betreuung der Sponsoren zuständig.
l Sponsoren in Adressliste aufnehmen.
l Einladungen zu wichtigen Vereinsveranstaltungen zusenden.
l Protokolle mit Erwähnung des Sponsors zusenden – Stelle markieren.
l Zusammenfassung aller Aktivitäten, bei denen der Sponsor erwähnt wird, erstellen und zusenden.
l Sponsoren bei Versammlungen, Bestellungen berücksichtigen.
l Möglichkeit zur Präsentation bei Veranstaltungen für Sponsorfirmen.
l Firmenbesuche, gemeinsame Feiern usw. mit größeren Unternehmen vorschlagen und organisieren.
l Unterstützung bei Firmenereignissen (Jubiläen, Hausmessen etc.) anbieten.
l Intensive Kontakte nur nach Absprache mit dem Sponsor. Der Verein soll nicht lästig fallen.
Achtung: Gemeinnützige Vereine sind von der Werbeabgabenpflicht nicht befreit! Lediglich gemeinnützige Sportvereine sind bei von ihnen veranstalteten Sportgroßereignissen (mit z.B. Fernsehübertragung) hinsichtlich der dort veranlassten Werbung nicht werbeabgabepflichtig.
Die durch den Sponsor für Werbemaßnahmen bezahlten Beträge unterliegen der Werbeabgabenpflicht, es sei denn man bietet ein Paket an Leistungen an, das werbeabgabepflichtige und nichtwerbeabgabepflichtige Leistungen kombiniert (näheres siehe im folgenden Vertragsmuster).
Die Werbeabgabe beträgt 5 % der vereinnahmten Netto-Entgelt für die Werbeleistung. Letztlich trifft den Verein jedoch nur eine Werbeabgabepflicht, wenn die über das Sponsoring lukrierten Nettobeträge im Veranlagungszeitraum (1 Jahr) EUR 10.000,00 erreichen.
MUSTERVERTRAG
Achtung: Der nachfolgende Vertrag ist ein Mustervertrag, der keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt
bzw. mehrere Möglichkeiten zur Auswahl anbietet. Die Prüfung durch geeignete Personen ist anzuraten.
Die steuerlich (werbeabgabepflichtig) relevanten Passagen wurden rot gedruckt.