Öffentlichkeitsarbeit

4. Öffentlichkeitsarbeit

Der Ruf eines Vereins hängt wesentlich damit zusammen, wie er in der Öffentlichkeit ankommt. Öffentlichkeit, das sind neben Veranstaltungen für viele Besucher vor allem auch die Medien. Mit denen stehen nicht wenige Vereine auf Kriegsfuß. „Die streichen unsere Berichte immer so stark zusammen und lassen das Wesentliche weg!“

Zeitungs- und Rundfunkmenschen wissen ein Lied davon zu singen: Jahreshauptversammlungen sind für viele Vereinschronisten und „Medienbeauftragte“ Anlass, ellenlange Berichte zu produzieren. Diese ungekürzt zu veröffentlichen ist unmöglich. Es muss redigiert, gestrichen werden.

Selbstverständlichkeiten weglassen

Natürlich ist für überzeugte Anhänger eines Vereins beinah alles bedeutsam, was sich um den Verein abspielt. Berichterstatter müssen sich aber fragen, ob das Thema auch für die breite Öffentlichkeit interessant ist. Wollen die Leser wirklich wissen, dass bei einer Versammlung Ehrengäste begrüßt und der Kassier entlastet worden ist? Das gehört ins Protokoll und die Vereinschronik, nicht aber in den Medienbericht.

Nur Wichtiges melden

Wird ein neuer Obmann, eine neue Obfrau gewählt, beschließt der Verein den Bau eines Clubheimes, wird eine wirklich interessante Statistik erstmals vorgestellt, dann beginnt der Bericht mit dieser Meldung.

Wer nach der Sitzung nach Hause kommt, erzählt auf Anfrage, was besonders interessant war. Genau das gehört im Bericht größer herausgestellt.

Keine uralten Geschichten

Berichte über das vergangene Vereinsjahr gehören zur Tagesordnung der Jahreshauptversammlung. Das interessiert (vielleicht) Vereinsmitglieder. Zeitungsleser hingegen wollen nicht mit langatmigen Sätzen über das Fest und den Ausflug vom Vorjahr gelangweilt werden.

Aktuelle Kurzberichte

Wichtige Ereignisse gehören sofort gemeldet: Die Tages- oder Wochenzeitung ist kein hundertjähriger Kalender. Kurzberichte finden in den Redaktionen viel eher Verwendung als umfangreiche Abhandlungen. Eine erfolgreiche Aktivität für die Jugend, ein freiwilliger Einsatz der Vereinsmitglieder zur Landschaftsreinigung, ein sportlicher Erfolg, den kein Reporter beachtet hat – es gibt ausreichend Anlässe für solche Kurzberichte.

Gute Fotos gefragt

Beobachten Sie sich bei der Zeitungslektüre: Welche Berichte fallen auf? Meist sind es Beiträge, bei denen ein gutes Foto platziert ist. Die Aufnahme vom Präsidium ist selten ein gutes Foto, ebenfalls nicht der Festredner, dessen Gesicht durch Blumengestecke oder ein Mikrofon kaum zu sehen ist. Aktivitäten hingegen sind gefragt, interessante Ausschnitte sprechen an. Die Jungmusikantin neben dem 70-jährigen Trompeter, das Mädchen mit dem prämierten Hasen des Kleintierzuchtvereins, der vermummte Imker im Bienenstock, der Hürdenläufer im Grätschsprung sind Beispiele für eine gelungene Fotoauswahl. Solche Motive sollten sich in den Unterlagen eines Vereins finden, damit auch für den Versammlungsbericht ein gutes Bild zur Verfügung steht.

Für alle den gleichen Bericht?

Nicht jedes Medium benötigt die gleichen Meldungen und Berichte. Im örtlichen Blättle darf mehr stehen als in der Landeszeitung. In Rundfunk und Fernsehen werden kaum Vereinsberichte verlesen. Manche Bezirkszeitung ist froh über etwas längere Beiträge, überregionale Blätter hingegen veröffentlichen diese Meldungen kaum.

Terminkalender

Sowohl die Tageszeitungen als auch Wochenzeitungen und der Rundfunk veröffentlichen Veranstaltungstipps im Terminkalender. Solche Kurzmeldungen eigens an die zuständigen Abteilungen senden, nicht hinten an die längere Aussendung anhängen.

Kontakte pflegen

Gute Kontakte zu Medienleuten erleichtern die Öffentlichkeitsarbeit. Wer die örtlichen Berichterstatter kennt, lässt diesen die Einladung zu wichtigen Terminen ebenso zukommen wie der Redaktion. Der Bericht findet auch leichter in die Zeitung, wenn er über einen Mitarbeiter einlangt. Dann ist der Text bereits bearbeitet, muss nicht mehr redigiert werden. Rücksprache mit den Redaktionen verhindert auch Enttäuschungen.

Pressekonferenz oder Aussendung

Inserate, Plakate und Flugblätter sind Formen, auf Publikumsveranstaltungen zu verweisen. Wenn das auch im redaktionellen Teil geschehen soll, wird oft zu Pressekonferenzen geladen. Überlegen Sie sich gut, ob der Anlass die Einladung rechtfertigt. Redaktionen werden mit Pressekonferenzterminen überhäuft. Kleine Redaktionen haben keine Chance, diese Termine wahrzunehmen. Nur ein wirklicher Großanlass mit umfangreichem Programm oder prominenter Besetzung rechtfertigt eine Pressekonferenz. In den meisten Fällen zeigt eine gut gefasste Presseaussendung bessere Wirkung als eine schlecht besuchte Pressekonferenz. Unbedingt Ansprechpartner angeben, damit die Redaktion bei Bedarf nachfragen kann.

Pressekonferenzen anmelden

Termine für eine Pressekonferenz sollen unbedingt mit dem Landespressebüro abgestimmt werden. Rechtzeitig angemeldete Termine werden in die wöchentliche Terminübersicht des Pressebüros aufgenommen.

Kommt das Fernsehen zu uns?

Zur Pressekonferenz kommt kaum ein Fernsehteam. Wer will im TV-Programm schon Redebeiträge ansehen? Gibt es als Vorbericht zum Fest, zum Wettkampf usw. aber interessante Vorführungen, lassen sich im Gespräch mit der Fernsehredaktion vielfach Aufnahmen organisieren. Auch der Aufbau des Riesenzeltes, die Basteltätigkeit von Vereinsmitgliedern u. ä. können einen Bildbeitrag wert sein.

Und das Radio?

Der Rundfunk kennt verschiedene Formen der Berichterstattung. Das erstmals auftretende Jodelchörle hat größere Chancen, aufgenommen und ausgestrahlt zu werden, als der Obmann des Vereins, der unbedingt vom vergangenen Vereinsjahr berichten möchte.

4.1 Die Vereinszeitung

Computertechnik macht es möglich: Immer mehr Vereine betreiben eine eigene Homepage, geben eigene Vereinszeitungen heraus, gestalten Flugblätter selbst. Für die Textgestaltung gelten dabei die gleichen Grundsätze wie für die Aussendung an die Medien: Nur was nicht langweilt, kommt entsprechend an.

Vereinsberichterstattung

l Für wen schreibe ich? – Zielgruppe. Fachzeitschrift oder Gemeindeblatt ist ein Unterschied!

l Versteht das meine Mutter, mein Nachbar auch? Auf Fachausdrücke verzichten, verständlich formulieren.

l In der Kürze liegt die Würze. Je länger ein Artikel, desto weniger wird er gelesen.

l Kurze Sätze bilden. Absatzlange Schachtelsätze überfordern viele Leser.

l Auf Fremdwörter und Abkürzungen verzichten. Wer weiß schon, was „JHV des BSC“ bedeuten soll?

l Abhandlungen laut Tagesordnung sind langweilig. Das Wichtigste gehört an den Anfang des Berichtes. Schreiben, wie ich erzählen würde: Was auf der Zunge liegt, gehört (meist) in den Bericht.

l Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Aktivität ist besser als Gruppenbild; keine Hinterköpfe oder Blick in den Saal. Bildausschnitt wählen; interessante Bilder werden eher veröffentlicht.

l Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Reihenfolge egal, es sollten aber möglichst alle Punkte vorkommen.

l Direkte Rede lockert jeden Bericht auf.

l Selbstverständlichkeiten weglassen. Fand statt; kürzlich abgehaltene; Begrüßung der Ehrengäste, Entlastung des Kassiers; gegenseitiger Dank usw.

l Vornamen anführen.

l Auf „Herr“ und „Frau“ verzichten.

l Mehrfachverwendung bestimmter Wörter vermeiden.

l Von jemand gegenlesen lassen, der von der Materie nicht viel versteht – begreift er oder sie, was ich aussagen will?

l Interessiert das überhaupt irgend jemand? Vor dem Absenden nochmals überlegen, ob ich selbst solch einen Bericht über einen anderen Verein lesen würde.

Eigene Vereinszeitung/Homepage

l Redaktionskonferenz rechtzeitig abhalten.

l Klare Aufträge erteilen. Nicht: „Schreib uns etwas“ sondern: „Schreibe 25, 30 Zeilen, bring ein Bild dazu.“

l Funktion des „lästigen Menschen“. Rechtzeitig vor Redaktionsschluss bei Mitarbeitern nachfragen.

l Vorsicht bei knappen Terminen. Es ist peinlich, wenn das Blatt erst zwei Tage nach der Veranstaltung erscheint.

l Übersichtlichkeit. Nicht alles einsetzen, was der Computer kann.

l Klauen ist erlaubt: Gute Beispiele nachahmen.

l Gute Mischung von Text, Fotos und Grafik. Graue Seiten laden kaum zum Lesen ein.

l Schriftgrad nicht zu klein (Lesbarkeit).

l Seitengestaltung: Ein größerer Artikel, dazu kleinere Beiträge. Nicht nur „Resteverwertung“ ….

l Bei mehreren Seiten an Inhaltsangabe denken.

l Längere Artikel mit Namen zeichnen.

l Auf den Humor nicht vergessen (Vereins-Original?).

l Der Titel soll aufmerksam machen (Schlagzeile). Statt „JHV des Jugendclubs“ besser „Zu jung zum Mitreden?“

l Längere Beiträge gliedern. Eigener Kasten für Spezialfrage; Grafik anstelle von Zahlenreihen; Zwischentitel.

l Nostalgie – wie war das früher im Verein?

l Kein Bild ohne Bildunterschrift.

l Vereinsmitglieder vorstellen – Hobby, Beruf. Anstelle großartiger Grundsatzaussagen

l Betroffene zu Wort kommen lassen – z.B. Eltern von jungen Mitgliedern.

4.2 Der langen Rede kurzer Sinn

Die Zuhörer unterhalten, nicht ermüden

Vereinsobleute und andere Funktionäre haben zu unterschiedlichsten Anlässen das Wort zu ergreifen. Einige beherrschen diese Aufgabe bestens, andere schaffen es lediglich, die Zuhörerinnen und Zuhörer in kurzer Zeit zu ermüden.

Einige der Regeln, die für eine möglichst erfolgreiche Ansprache zu beachten sind, gelten wie beim Pressetext. Natürlich unterscheidet sich aber eine Ansprache deutlich von einem geschriebenen Text. Den kann ich nachlesen, wenn mir etwas unklar ist. Verstehe ich aber eine Passage einer Rede nicht vollständig, ist das Gesagte längst vorbei.

Gute Vorbereitung

Ist immer besser als der Versuch, aus dem Stegreif Sätze zu formulieren.

Das Ziel der Rede

Muss von vornherein klar sein. Jeden Satz in den Dienst des Redeziels stellen. Wer nur reden möchte, weil er/sie so wichtig ist, bleibt besser still.

Zielgruppe

Vor wem spreche ich? Sitzen lauter bereits Vorinformierte vor mir oder benötigen die meisten noch Grundsatzinformationen?

Verständliche Sprache

Komplizierte Fachausdrücke und Fremdwörter ohne Erklärung vermeiden, ebenso Schachtelsätze. Grundsatz: „Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler.“

Sagen, was ich sagen werde

Erfahrene Redner beginnen eine Ansprache damit, dass sie kurz erläutern, worüber sie sprechen werden. Das hilft auch dabei, die Rede bei der Vorbereitung entsprechend gut zu gliedern und aufzubauen.

Kurz fassen

Wer kein Ende findet, muss sich nicht wundern, wenn das Publikum verstohlen auf die Uhr zu blicken beginnt. Grundsatz: „Man kann über alles reden, nur nicht über fünf Minuten.“

Aussagen zusammenfassen

Was ausführlicher geschildert worden ist, gehört in wenigen Worten kurz zusammengefasst.

Abwechslungsreich und langsam

Zu sprechen ist besonders vor großem Publikum wichtig. Lautstärke und Satzlänge variieren.

Markantes nochmals erwähnen

Ein kurzer Rückgriff auf eine bereits erwähnte Tatsache, Zahl usw. kann zu besserem Verständnis führen.

Bereits gesagtes weglassen

Wer wiederholt, was Vorredner bereits erläutert haben, stößt kaum auf Interesse. Hier ist auch rasche Reaktion erforderlich. Ruhig aussprechen, dass jetzt eine Passage wegfällt, weil Herr X oder Frau N das bereits erwähnt haben. Das Publikum wird dankbar sein. „Es ist zwar bereits schon alles gesagt, aber nicht von jedem!“ sollte kein Grundsatz sein!

Platte Zitate vermeiden

Bei Feuerwehrfesten kann man den schönen Begriff „Gott zur Ehr ….“ oft von drei, vier Rednern hintereinander hören. Auch manche Zitate Prominenter sind inzwischen ziemlich abgegriffen. Mit Zitaten sparsam umgehen. Sie sollen passen und nicht nur nachweisen, dass der Redner sehr belesen ist. Eigene Gedanken sind besser als entlehnte.

Neues berichten

Wenn eine Ansprache nur enthält, was die meisten längst wissen, muss sie nicht gehalten werden. Wer Neues, Unerwartetes vorbringt, stößt auf Aufmerksamkeit. Reden soll man nur über eine Sache, über die man selbst mehr weiß als die Zuhörer.

Über Personen

... soll man nur reden, wenn man sie mag.

Beispiele verwenden

Wer es schafft, aussagekräftige Beispiele oder Bilder einzuflechten, spricht die ZuhörerInnen leichter an. Theoretische Abhandlungen ermüden.

Humor

Je trockener eine Ansprache, umso rascher hoffen die ZuhörerInnen, dass sie bald ein Ende haben möge. Natürlich eignet sich nicht jeder Anlass zum Erzählen von Witzen. Aber: Eine Rede, die nicht unterhält, langweilt.

Die Zuhörer einbinden

Gemeinsam erreichte Ziele betonen, Optimismus für die anstehenden Aufgaben vermitteln – „Das schaffen wir miteinander!“ Fragen zu stellen und sie zu beantworten regt zum Mitdenken an.

Dialekt einsetzen

Wer in Niederösterreich vor NiederösterreicherInnen spricht, muss das nicht unbedingt auf Hochdeutsch versuchen. Die allermeisten im Saal, im Festzelt unterhalten sich in ihrer Mundart. Auch der Redner/die Rednerin sprechen vor und nach der Ansprache so. Nur beim „offiziellen Teil“ meint man, sich gewählt ausdrücken zu müssen. Das bereitet oft Probleme und führt zu gewagten Satzkonstruktionen. Auch wenn der Redetext auf Hochdeutsch verfasst ist, lässt er sich nach kurzer Probe meist problemlos in die Mundart übersetzen.

Hilfsmittel verwenden

Computerprojektion oder einfache Schautafeln können wesentlich dazu beitragen, das Interesse an einem Vortrag zu heben. Die Entwicklung der Mitgliederzahlen lässt sich mit einer einfachen Grafik darstellen, ein Zitat, ein wichtiger Grundsatz finden sich auf der Folie. Ausreichend große Schrift verwenden, damit der Text auch von der letzten Reihe aus zu lesen ist. Vorher testen, ob die Lichtverhältnisse passen. Wo keine Verdunkelung möglich ist, kann der Einsatz von Projektoren problematisch sein.